Gelders Vocaal Ensemble en AVG
Deze pagina bevat de privacyverklaring van het Gelders Vocaal Ensemble. Een beschrijving van wie we zijn en wat we doen is te vinden op de voorpagina van de website www.geldersvocaalensemble.nl
Het Gelders Vocaal Ensemble te Apeldoorn, hierna te noemen GVE, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geeft het GVE heldere en transparante informatie hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan.
Het GVE doet er alles aan om de privacy van zangers en andere betrokkenen te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Het GVE houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Dit brengt in ieder geval met zich mee:
- dat uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de doelen waarvoor gegevens zijn verstrekt. Deze doelen en soorten persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- dat de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- dat om uw uitdrukkelijke toestemming wordt verzocht als die nodig is voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- dat passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens is gewaarborgd;
- dat geen persoonsgegevens worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- dat het GVE op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en deze respecteert.
Verwerking van persoonsgegevens van zangers
Grondslag “overeenkomst” en “toestemming”
Persoonsgegevens van zangers, met inbegrip van foto’s en filmpjes, worden door het GVE verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
- voeren van interne communicatie zoals het informeren over concerten, repetities, vergaderingen en andere activiteiten van het GVE;
- verzorgen van de financiële administratie;
- bijhouden van de koorwebsite met foto’s van het koor als geheel of van individuele zangers;
- uitbrengen van programmaboekjes met namen van individuele zangers en met foto’s van (onderdelen van) het koor of van individuele zangers.
Voor deze doelstellingen kan het GVE de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- voornaam, achternaam, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres.
Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de zangersovereenkomst met het GVE en de daarin gegeven uitdrukkelijke toestemming. Het GVE slaat de aan dit doel
gerelateerde persoonsgegevens op gedurende de looptijd van de zangersovereenkomst of tot intrekking van die toestemming en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal zeven jaar.
Grondslag “gerechtvaardigd belang”
Persoonsgegevens van zangers kunnen door het GVE worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- bijhouden van de koorwebsite met foto’s van (onderdelen van) het koor;
- uitbrengen van programmaboekjes met namen van individuele zangers en met foto’s van (onderdelen van) het koor alsmede het uitbrengen van de nieuwsbrief met foto’s van (onderdelen van) het koor;
- andere publicitaire doelen die overeenstemmen met de doelstelling van het GVE.
Voor de bovenstaande doelstellingen kan het GVE gebruik maken van namen van individuele koorzangers en groepsfoto’s van (onderdelen van) het koor. Grondslag voor de verwerking daarvan is de noodzaak voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang.
Motivering: voor het koor als geheel is het van groot belang dat het door middel van recente foto’s een ‘gezicht’ heeft naar buiten, voor sponsors, “vrienden”, aanmelding nieuwe zangers en publiek. Daarnaast is de naamsvermelding van de zangers ook gebruikelijk om het publiek te informeren, waarbij het koor er belang bij heeft om zijn publiek naar verwachting te informeren. Het is praktisch niet haalbaar om per koorgelegenheid van iedere individuele zanger schriftelijke toestemming te verkrijgen voor de naamsvermelding en voor het maken van foto’s. Omdat het vermeldingen in gebruikelijke publicaties betreft, waarvan bekend is dat zij dienen om over de activiteiten/concerten van het koor te informeren, weegt het collectieve belang van het koor om regelmatig foto’s te maken en te
gebruiken alsmede namen van zangers te vermelden zwaarder dan het privacybelang van een individuele zanger. Een zanger heeft altijd recht bezwaar te maken.
Het GVE slaat de aan dit doel gerelateerde persoonsgegevens op voor de periode van drie jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van dirigent, solisten en instrumentalisten
Grondslag “overeenkomst” en “toestemming”
Persoonsgegevens van dirigent, solisten, instrumentalisten, met inbegrip van foto’s en filmpjes, worden door het GVE verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
- communiceren over de algemene gang van zaken van het koor, over concerten, repetities, vergaderingen en andere activiteiten van het GVE;
- verzorgen van de financiële administratie van dirigent, solisten en instrumentalisten;
- bijhouden van de koorwebsite, mede met foto’s van dirigent, solisten en instrumentalisten;
- uitbrengen van programmaboekjes en nieuwsbrief, mede met foto’s van dirigent, solisten en instrumentalisten.
Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de overeenkomst met het GVE alsmede de (mogelijk) daarin vermelde toestemming. Het GVE slaat de aan dit doel gerelateerde persoonsgegevens op gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal zeven jaar en ten behoeve van het toekomstig contacteren van een solist/instrumentalist voor toekomstige concerten.
Grondslag “gerechtvaardigd belang”
Persoonsgegevens van dirigent, solisten en instrumentalisten kunnen door Het GVE worden
verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- bijhouden van de koorwebsite, mede met namen en foto’s van dirigent, solisten en instrumentalisten;
- uitbrengen van programmaboekjes en nieuwsbrief, mede met namen en foto’s van dirigent, solisten en instrumentalisten;
- andere publicitaire doelen die overeenstemmen met de doelstelling van het GVE.
Voor de bovenstaande doelstellingen kan het GVE gebruik maken van namen en foto’s van dirigent, solisten en instrumentalisten. Grondslag voor de verwerking daarvan is de noodzaak voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang.
Motivering: voor het koor is het van groot belang dat het door middel van namen en foto’s van dirigent, solisten en instrumentalisten het publiek kan informeren over de uitvoerenden
bij een concert. Dit is in het algemeen gebruikelijk en het is ook wat het publiek verwacht. Het is denkbaar dat in de hectiek van het voorbereiden van een concert geen uitdrukkelijke toestemming daartoe wordt verkregen van de betreffende personen. Niettemin weegt het collectieve belang van het koor om zijn publiek met namen en foto’s te informeren (en zodanig ook doeltreffend reclame te maken voor eigen activiteiten) zwaarder dan het privacybelang van de dirigent, solist en instrumentalist. Er is altijd het recht op het maken van bezwaar.
Het GVE slaat de aan dit doel gerelateerde persoonsgegevens op voor de periode van drie jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van vrienden en sponsors van het GVE
Persoonsgegevens van vrienden en sponsors kunnen door het GVE worden verwerkt ten behoeve het versturen van een digitale nieuwsbrief per e-mail, het informeren over concerten en andere activiteiten van het GVE en het toesturen van concertkaarten per post.
Daarvoor kan het GVE de volgende persoonsgegevens van u vragen: voornaam, achternaam, adres, e-mailadres. Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de toestemming van betrokkene door aanmelding als vriend of sponsor van het GVE alsmede de noodzaak voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang.
Verwerking van persoonsgegevens van concertbezoekers van het GVE
Grondslag “overeenkomst” en “toestemming”
Persoonsgegevens van bezoekers van concerten van het GVE worden door het GVE verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
- bestellen van concertkaarten via de website of per email;
- informeren van concertbezoekers over de status van bestelde concertkaarten;
- versturen van concertkaarten per email;
- handmatig of automatisch controleren van de aangeschafte concertkaarten bij entree;
- informeren van concertbezoekers over bijzonderheden gerelateerd aan het concert (zoals kortingen, wijzigingen, annulering etc.)
- het (eenmalig) informeren van concertbezoekers over toekomstige concerten via email
Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de overeenkomst met het GVE voor het digitaal bestellen van de concertkaarten alsmede de (mogelijk) daarin vermelde toestemming. Het GVE slaat de aan dit doel gerelateerde persoonsgegevens op tot maximaal zes maanden na het concert waarvoor de overeenkomst geldt en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal zeven jaar.
Bewaartermijn
Het GVE bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Het GVE heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Het gaat om volgende
maatregelen:
- alle personen die namens het GVE van uw gegevens kennis kunnen nemen, hebben zich tot geheimhouding verplicht;
- het GVE hanteert een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op alle systemen;
- het GVE maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- de getroffen maatregelen worden regelmatig getest en geëvalueerd;
- de zangers van het GVE zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Ingesloten inhoud van andere sites
Berichten op deze site kunnen ingesloten inhoud bevatten (bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, berichten, enz.). Ingesloten inhoud van andere sites gedraagt zich exact hetzelfde alsof de bezoeker deze andere site heeft bezocht.
Deze sites kunnen gegevens over je verzamelen, cookies gebruiken, extra tracking van derde partijen insluiten en je interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief het vastleggen van de interactie met ingesloten inhoud als je een account hebt en ingelogd bent op die site.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die het GVE van u heeft ontvangen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of een deel daarvan.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vraagt het GVE u hierover direct contact op te nemen. Het GVE zal dan proberen om er samen met u uit te komen. U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Bestuur van het Gelders Vocaal Ensemble – Augustus 2022